Wat is jouw stijl van feedback geven?

Feedback geven klinkt simpel.

Je ziet iets.
Je zegt er iets van.
De ander zegt: “Dank je wel voor deze waardevolle spiegel.”
Iedereen groeit. De zon breekt door. Er vliegt een duif over.

Nou ja.
In de praktijk gaat het vaak net iets anders.

Spanning en ongemak op het werk verdwijnen namelijk niet omdat je ze vermijdt. Ze verhuizen alleen. Naar de wandelgangen. Naar de appgroep zonder jou. Naar buikpijn op zondagavond. Naar die ene collega die ineens “even wat afstand neemt”.

Dus ja: ga liever het gesprek aan.

Maar de vraag is: hoe doe je dat op een manier die bij jou past?

Want feedback geven is geen kunstje dat je uit een boekje trekt en daarna op al je collega’s loslaat. Het moet passen bij wie jij bent. Bij je waarden. Bij je manier van kijken. Bij je conflictstijl.

Anders wordt het toneel.

En mensen voelen dat.

Steve Jobs stond bekend om zijn confronterende stijl van feedback geven. Radicale eerlijkheid. Focus op de feiten. Niet om de hete brij heen.

Daar zit iets aantrekkelijks in.

Lekker duidelijk. Geen eindeloze mist. Geen feedback verpakt in zeven complimenten, een handgeschreven kaartje en een bosje excuses.

Maar goed.

Niet iedereen is Steve Jobs.

En laten we eerlijk zijn: Steve Jobs was niet het grote voorbeeld van warme relationele afstemming. Zijn radicale eerlijkheid kon behoorlijk agressief en afbrekend uitpakken. Leuk zo'n visie, maar als mensen na jouw “oprechtheid” liever onder hun bureau willen gaan wonen, is er misschien iets te onderzoeken.

Toch deed hij één ding slim.

Hij had een visie op feedback.

Hij wist waar hij voor stond. Hij kon uitleggen waarom hij deed wat hij deed. Daardoor werd zijn manier van communiceren herkenbaar. Niet per se gezellig, maar wel duidelijk.

En daar zit iets waardevols in.

Niet dat jij ook ineens radicaal eerlijk moet gaan doen. Alsjeblieft niet als dat niet bij je past. We hebben al genoeg mensen die botheid verkopen als authenticiteit.

Maar het is wél waardevol om na te denken over jouw eigen feedbackstijl.

Ik geloof niet dat er één juiste manier is om feedback te geven.

Iedereen heeft een eigen voorkeursstijl in conflicthantering.
Die stijl is verbonden met je waarden, je levenshouding, je kwaliteiten en je valkuilen.
Ik denk dat het slim is om je feedbackstijl aan te laten sluiten op je voorkeursstijl in conflicthantering.

In mijn werk onderscheid ik zeven voorkeursstijlen van conflicthantering, gekoppeld aan diermetaforen:

• de behoedzame ree

• de sturende bordercollie

• de feitengerichte reiger

• de onderhandelende dolfijn

• de verbindende olifant

• de zingevende walvis

• de transformatieve slang

Elke stijl heeft zijn eigen kwaliteiten én schaduwkant.

Precies daarom is het zo interessant om je feedbackstijl daarop af te stemmen.

Want stel: jij bent iemand die zorgvuldigheid, veiligheid en rekening houden met gevoelens belangrijk vindt. Dan kom je raar over als je ineens “radicaal eerlijk” gaat lopen doen omdat je ergens hebt gelezen dat succesvolle mensen dat doen.

Dan denkt je collega waarschijnlijk niet: “Wat fijn, ze heeft een nieuwe professionele communicatiestrategie ontwikkeld.” Maar eerder: “Huh, wat is dit? Gaat het wel goed met haar?” Of erger nog: "Aha, nu komt de aap uit de mouw! Nu komt haar ware aard boven!"

Beetje irritant als die ware aard je ware aard niet is.

Je stijl moet kloppen met wie je bent.

Anders ontstaat er geen helderheid, maar verwarring.

Een feedbackstijl wordt sterker als je hem kunt uitleggen.

Niet zo van: “Zo ben ik nou eenmaal”, maar dat je 'm inbedt in een jouw visie op hoe je met conflict om wil gaan.

Bijvoorbeeld: “Voor mij werkt feedback het beste als we eerst samen helder krijgen wat er feitelijk is gebeurd. Daarna wil ik bespreken welke impact dat had en wat er nodig is om verder te kunnen.”

Of: “Ik geef feedback liever één-op-één dan in een groep, omdat ik merk dat mensen dan minder snel in de verdediging schieten. Voor mij hoort bij eerlijkheid veiligheid.”

Of: “Ik wil graag duidelijk zijn, maar niet hard. Als iets niet werkt, wil ik dat kunnen zeggen. Wel met respect voor de persoon.” 

Zo’n visie helpt.

Niet alleen jou, maar ook je collega’s. Ze snappen beter wat ze van je kunnen verwachten. En jij hoeft je niet in een mal te dwingen die niet bij je past. 

Het wordt nog interessanter als iedereen in een team hierover nadenkt.

Want dan wordt feedback geven niet het feestje van die paar extraverte collega’s die toch al overal een mening over hebben. Degenen die bij “wie wil er iets zeggen?” al halverwege hun zin zijn - nog bijna voordat de vraag is uitgesproken.

Ook stille, behoedzame of beschouwende collega’s krijgen dan taal.

Neem de behoedzame stijl (met als diermetafoor de ree).

Iemand met deze stijl heeft geen behoefte om overal meteen bovenop te springen. Diegene wil eerst ff waarnemen. Voelen. Afwegen. Houdt rekening met wat er vanuit de ander komt. 

Dat kan van buitenaf lijken op geen mening hebben. Maar dat is vaak te simpel. Omdat ze meer openstaan voor de informatie en prikkels die op dat moment op ze af komen en dat meenemen in hun afweging, hebben ze vaak wat meer tijd nodig om te formuleren. 

Als iemand met een behoedzame stijl kan zeggen: “Mijn kwaliteit is dat ik zorgvuldig ben. Ik reageer niet altijd meteen, omdat ik ook kijk naar hoe die ander erbij zit. Of het ontvangen kan worden. Ik wil eerst voelen wat voor mij klopt en wat helpend is. Want als ik iets zeg, wil ik dat het bijdraagt aan veiligheid en helderheid.”

Dan komt die stilte ineens in een ander licht te staan. 
Niet als 'zij heeft nooit een mening', maar als zorgvuldig.

En dat maakt nogal uit.

Wil je je eigen feedbackstijl scherper krijgen? Denk dan eens na over deze vragen.

Geloof je vooral in duidelijkheid? In zorgvuldigheid? In verbinding? In begrijpen? In rechtvaardigheid? In leren? In waarheidsvinding? In groei?

Ga ergens voor. Je hoeft niet alles tegelijk te zijn. Sterker nog: probeer dat vooral niet. Dan eindig je als communicatieve smoothie. Niemand herkent nog wat erin zit.

Wil je gevoelige dingen liever één-op-één bespreken? Tijdens een wandeling? Op een rustig moment? Niet tussen twee vergaderingen in? Niet in een groep? Niet via mail of app? 

Zeg het. Dat is niet zwak of zo, dat getuigt van zelfkennis.

Sommige mensen willen eerst precies weten wat er is gebeurd. Anderen willen vooral bespreken wat de impact was. Weer anderen zoeken meteen naar de onderliggende laag. Het is allemaal waardevol! Maar maak het expliciet.

Bijvoorbeeld: “Voor ik conclusies trek, wil ik eerst helder krijgen wat jij hebt gezien en wat ik heb gezien.”

Dat voorkomt veel ellende. Want mensen maken ruzie over interpretaties terwijl ze de feiten nog niet eens naast elkaar hebben gelegd.

Klassieker. Niet doen. Scheelt gedoe.

Feedback gaat over gedrag, effect en ontwikkeling. 

Kritiek gaat vaak over oordeel.

Het verschil zit niet alleen in je woorden, maar ook in je houding. Kom je de ander afrekenen? Of wil je samen iets verbeteren?

Die ander voelt dat haarfijn aan. Ook als jij heel keurignetjes praat.

Een keibelangrijke.

Maar sommige mensen zeggen alleen iets waarderends wanneer ze iets vervelends tegen je willen zeggen. Als suikerlaagje. “Je doet heel veel goed, maar…”

Nee dus! Dat heeft niks met waardering te maken. Die ander voelt perfect aan dat er een vrachtwagen aan komt, dus ga niet verbaasd lopen doen als je feedback o effect heeft. Plus de sfeer verziekt.

Waardering werkt alleen als die echt is. Als je daadwerkelijk ziet wat iemand bijdraagt. Alleen dan kan het helpen de lastige feedback te doen landen in het grotere perspectief:

“Ik waardeer jouw inzet en scherpte. Die helpt ons allemaal om scherp te blijven kijken naar wat er nodig is. Maar soms schiet het ook zijn doel voorbij. Dat zag ik gister gebeuren. Dat lijkt me goed om even te bespreken. Want ik denk dat de impact van jouw reactie gister er meer inhakte bij sommigen dan je bedoeling was.”

Dat is iets anders dan een complimentje voor de vorm.

Hier wordt het spannend. Want feedback geven zonder zelf feedback te vragen, is een beetje als anderen zwemles geven terwijl je zelf watervrees hebt.

Vraag dus ook zelf: “Hoe ervaar jij mijn manier van samenwerken?” “Waar maak ik het voor jou makkelijker of juist lastiger?” “Is er iets wat ik niet zie?” “Wat zou ik anders kunnen doen in onze samenwerking?”

En vraag dat niet alleen aan je leidinggevende, of directe collega’s. Vraag het ook eens aan mensen van andere afdelingen waarmee je vaak samenwerkt: buiten je eigen bubbel.

Want je blinde vlek heet niet voor niks blind hè. Je gaat hem niet vinden door harder in dezelfde spiegel te kijken.

© aleXandra van smoorenburg
www.conflictbevrijder.nl