PRIVACYVERKLARING DE VRIJPLAATSCOACH

Laatst bijgewerkt: september 2026

Deze privacyverklaring geldt voor de dienstverlening van De Vrijplaatscoach en voor het gebruik van de website conflictbevrijder.nl.

Als je contact met mij opneemt, mijn website bezoekt of bij mij in begeleiding komt, vertrouw je mij soms persoonlijke informatie toe. Zeker bij conflictcoaching kan die informatie gevoelig zijn. Zorgvuldig omgaan met je persoonsgegevens vind ik daarom niet alleen een wettelijke verplichting, maar vanzelfsprekend.

In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens ik verwerk, waarom ik dat doe, hoe ik ze bescherm en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?

Verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens is:

De Vrijplaatscoach
Alexandra van Smoorenburg | Bickersgracht 272 | 1013 LH Amsterdam | KvK: 537 49 375
BTW: NL001832985B95| E-mail: alexandra@conflictbevrijder.nl | Telefoon: 06 3040 3330 |
Website: conflictbevrijder.nl

Heb je een vraag over je persoonsgegevens of over deze privacyverklaring? Dan kun je contact met mij opnemen via alexandra@conflictbevrijder.nl.

2. Welke persoonsgegevens verwerk ik?

Welke gegevens ik verwerk, hangt af van de manier waarop je met mij in contact komt en van de dienst waarvan je gebruikmaakt.

Het kan bijvoorbeeld gaan om:

• je naam;

• je e-mailadres en telefoonnummer;

• je adres- en factuurgegevens;

• gegevens over je werk of organisatie, wanneer die relevant zijn;

• gegevens die je invult in een contact-, intake- of aanmeldformulier;

• gegevens die nodig zijn om afspraken te plannen;

• onze correspondentie;

• gegevens over je deelname aan coaching, conflictbegeleiding, trainingen, oefengroepen of andere programma's;

• gegevens die nodig zijn voor betaling, facturatie en administratie;

• gegevens over het gebruik van mijn website.
  
  

Wanneer je een Zelfcheck, andere download of informatie aanvraagt, kunnen de gegevens die je daarvoor verstrekt eveneens worden opgeslagen.

3. Persoonlijke en bijzondere persoonsgegevens tijdens coaching

Tijdens coaching en conflictbegeleiding kan heel persoonlijke informatie ter sprake komen. Dat gebeurt omdat jij die zelf vertelt of bijvoorbeeld vermeldt in een reflectieverslag, CV of schriftelijke opdracht.

Daarbij kunnen ook bijzondere persoonsgegevens aan de orde komen. Denk aan informatie over je gezondheid, geloof of levensovertuiging, afkomst, politieke opvattingen of seksueel leven.

Deze informatie kan worden opgenomen in je persoonlijke cliëntdossier wanneer dat relevant is voor je begeleiding.

Jij houdt daarbij zoveel mogelijk zelf de regie. Ik ontvang dergelijke informatie in beginsel van jou. Informatie van bijvoorbeeld een werkgever of bedrijfsarts laat ik alleen doorsturen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat en, waar dat vereist is, met jouw toestemming.

Wanneer volgens de AVG uitdrukkelijke toestemming nodig is voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens, vraag ik die afzonderlijk aan je.

Je kunt een gegeven toestemming altijd weer intrekken. Het intrekken van je toestemming verandert niets aan de rechtmatigheid van de verwerking die daarvoor al heeft plaatsgevonden.

4. Waarvoor gebruik ik je persoonsgegevens?

Ik verwerk persoonsgegevens alleen wanneer daar een duidelijk doel voor is. Afhankelijk van onze relatie gebruik ik je gegevens bijvoorbeeld:

• om je vraag, bericht of aanvraag te beantwoorden;

• om een kennismaking of intake te plannen;

• om coaching of conflictbegeleiding uit te voeren;

• om je zo goed mogelijk te kunnen begeleiden;

• om trainingen, oefengroepen of andere programma's te organiseren;

• om afspraken te plannen en je daarover te informeren;

• om aangevraagde informatie of downloads toe te sturen;

• om mijn nieuwsbrief te versturen wanneer je je daarvoor hebt aangemeld;

• voor betaling, facturatie en financiële administratie;

• om mijn website te beheren en het gebruik ervan te analyseren;

• om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
  
  

Informatie die je tijdens persoonlijke begeleiding met mij deelt, gebruik ik niet zomaar voor andere doeleinden.

5. Op welke grondslag verwerk ik je persoonsgegevens?

De AVG vereist dat voor iedere verwerking van persoonsgegevens een geldige grondslag bestaat.

Afhankelijk van de situatie verwerk ik persoonsgegevens:

• omdat dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst met jou of om op jouw verzoek stappen te zetten voordat we een overeenkomst aangaan;

• omdat ik aan een wettelijke verplichting moet voldoen, bijvoorbeeld voor mijn financiële administratie;

• omdat ik een gerechtvaardigd belang heb bij een normale en zorgvuldige bedrijfsvoering, voor zover jouw privacybelang niet zwaarder weegt;

• op basis van jouw toestemming, wanneer toestemming de aangewezen wettelijke grondslag is.
  
  

Voor bijzondere persoonsgegevens die tijdens coaching of conflictbegeleiding worden verwerkt, vraag ik waar dat wettelijk vereist is jouw uitdrukkelijke toestemming.

6. Nieuwsbrief, downloads en formulieren

Voor mijn website, formulieren, downloads, aanmeldingen en nieuwsbrief maak ik gebruik van Systeme.io.

Wanneer je je inschrijft voor mijn nieuwsbrief, gebruik ik je gegevens om de nieuwsbrief aan je toe te sturen. Vraag je bijvoorbeeld een Zelfcheck of andere download aan, dan verwerk ik de gegevens die nodig zijn om deze aan je te kunnen leveren en voor de communicatie waarvoor je toestemming hebt gegeven.

Je kunt je altijd afmelden voor mijn nieuwsbrief via de afmeldmogelijkheid onderaan iedere nieuwsbrief.

7. Afspraken, online gesprekken en betalingen

Voor bepaalde onderdelen van mijn dienstverlening maak ik gebruik van externe dienstverleners.

Zo gebruik ik:

• Cal.com voor het plannen van afspraken;

• Zoom voor online gesprekken en bijeenkomsten;

• Stripe voor het verwerken van online betalingen;

• Google Workspace voor onder andere e-mail.

Wanneer je van deze diensten gebruikmaakt, verwerken deze partijen bepaalde persoonsgegevens die nodig zijn om hun dienst te leveren.

Ik verstrek niet méér persoonsgegevens aan dienstverleners dan voor het betreffende doel nodig is.

8. Cliëntdossiers

Voor coaching en conflictbegeleiding houd ik een persoonlijk cliëntdossier bij.

Digitale cliëntgegevens kunnen worden opgeslagen op mijn eigen beveiligde computer en in Google Drive. Deze dossiers sla ik alleen op onder de voornaam van de cliënt. Achternaam en andere identificerende gegevens neem ik niet op in de bestands- of mapnaam.

Omdat een cliëntdossier gevoelige en soms bijzondere persoonsgegevens kan bevatten, ga ik hier extra zorgvuldig mee om en beperk ik de hoeveelheid identificerende gegevens zoveel mogelijk.

Gegevens uit je cliëntdossier worden niet zonder jouw toestemming inhoudelijk gedeeld met bijvoorbeeld je werkgever, opdrachtgever of andere derden, tenzij ik wettelijk verplicht ben gegevens te verstrekken.

9. Hoe lang bewaar ik je gegevens?

Ik bewaar persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ik ze heb verzameld, tenzij de wet mij verplicht ze langer te bewaren.

Voor persoonlijke cliëntdossiers hanteer ik een bewaartermijn van twee jaar. De gegevens worden verwijderd in de eerstvolgende januarimaand nadat deze bewaartermijn is verstreken.

Voor gegevens die onderdeel zijn van mijn financiële administratie geldt de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar.

Gegevens voor mijn nieuwsbrief bewaar ik zolang je daarop bent ingeschreven. Wanneer je je uitschrijft, gebruik ik je gegevens niet langer voor het toesturen van nieuwsbrieven. Voor zover gegevens nog nodig zijn om bijvoorbeeld je afmelding te kunnen respecteren of aan wettelijke verplichtingen te voldoen, kunnen beperkte gegevens langer worden bewaard.

Andere persoonsgegevens bewaar ik niet langer dan redelijkerwijs nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

10. Met wie deel ik persoonsgegevens?

Ik verkoop je persoonsgegevens niet.

Voor mijn bedrijfsvoering maak ik wel gebruik van dienstverleners die in bepaalde gevallen persoonsgegevens voor mij of als zelfstandig verantwoordelijke verwerken. Daaronder vallen de eerder genoemde diensten zoals Systeme.io, Google Workspace en Google Drive, Cal.com, Zoom en Stripe.

Waar dat volgens de AVG nodig is, maak ik afspraken met dienstverleners over een zorgvuldige en veilige verwerking van persoonsgegevens.

Sommige van deze dienstverleners zijn internationale organisaties. Daardoor kunnen persoonsgegevens in bepaalde gevallen buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt. In dat geval moet de betreffende dienstverlener passende waarborgen toepassen voor de bescherming van persoonsgegevens, zoals voorgeschreven door de AVG.

Daarnaast kan ik persoonsgegevens verstrekken wanneer ik daartoe wettelijk verplicht ben.

11. Website, cookies en Google Analytics

De website conflictbevrijder.nl draait op Systeme.io.

Daarnaast gebruik ik Google Analytics om inzicht te krijgen in het gebruik van mijn website. Daarbij kunnen gegevens over je bezoek en je apparaat worden verwerkt.

Mijn website kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken die nodig zijn om de website goed te laten functioneren of die helpen om inzicht te krijgen in het gebruik ervan.

Voor cookies en andere technieken waarvoor volgens de wet voorafgaande toestemming nodig is, wordt die toestemming gevraagd voordat deze worden geplaatst. Je kunt je toestemming voor niet-noodzakelijke cookies ook weer intrekken. Wanneer ik nieuwe analyse- of marketingtechnieken toevoeg, pas ik deze privacyverklaring waar nodig aan.

12. Hoe beveilig ik je persoonsgegevens?

Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang of ongewenste openbaarmaking.

Daarbij houd ik rekening met de gevoeligheid van de gegevens. Een cliëntdossier met persoonlijke informatie vraagt immers om andere zorg dan bijvoorbeeld een e-mailadres voor een nieuwsbrief.

Ook van dienstverleners die persoonsgegevens voor mij verwerken, verwacht ik dat zij passende beveiligingsmaatregelen treffen.

13. Jouw rechten

Je hebt verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens.

Je kunt mij onder andere vragen om:

• inzage in de persoonsgegevens die ik van je verwerk;

• correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;

• verwijdering van je persoonsgegevens;

• beperking van de verwerking;

• overdracht van je gegevens wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is;

• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen.

Heb je toestemming gegeven voor een verwerking, dan kun je die toestemming ook weer intrekken.

Een verzoek kun je sturen naar alexandra@conflictbevrijder.nl.

Om te voorkomen dat iemand anders toegang krijgt tot jouw persoonsgegevens, kan ik je vragen om voldoende informatie om je identiteit te kunnen controleren. Ik vraag daarbij niet meer gegevens dan noodzakelijk is.

14. Heb je een klacht?

Heb je vragen of ben je niet tevreden over de manier waarop ik met je persoonsgegevens omga? Neem dan gerust eerst contact met mij op via alexandra@conflictbevrijder.nl. Dan kunnen we kijken wat er aan de hand is.

Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op de privacywetgeving.

15. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Mijn dienstverlening en de digitale middelen die ik gebruik kunnen veranderen. Daarom kan ook deze privacyverklaring van tijd tot tijd worden aangepast.

De meest actuele versie staat altijd op conflictbevrijder.nl.