Feedback geven in teams: bouw het rustig op

Hieronder vind je een mogelijke opbouw.

De graden geven de intensiteit aan:

• 0 graden: zelfreflectie

• 90 graden: waarderende feedback

• 180 graden: spannende feedback in tweetallen

• 360 graden: feedback vanuit de groep
  
  

Begin bij 0.
Ook als je denkt dat je team al verder is.

Juist dan.

Geef mensen optimale controle door te beginnen met zelfreflectie.

Maar dan wel hardop, in de groep.

Vraag ieder teamlid om op zichzelf te reflecteren aan de hand van deze vraag:

Wat denk jij dat de anderen van jouw werk of samenwerking vinden?

Spreek van tevoren een maximale tijd af. Bijvoorbeeld vijf of zeven minuten per persoon.

Niet te kort, want dan komt het niet los. Als er stiltes vallen, laat die dan gebeuren. Dat geeft niet. Vanbinnen gebeurt er vaak van alles. Vertrouw erop dat mensen hun eigen innerlijke klok hebben.

Het beste is als jij als begeleider, leidinggevende of initiatiefnemer zelf begint. Dat schept vertrouwen.

Daarna geef je het stokje door aan het volgende teamlid, totdat iedereen geweest is. Zorg ervoor dat iedereen in hetzelfde overleg aan de beurt komt. Anders blijft er spanning hangen.

Deze vorm is relatief veilig, omdat niemand direct iets over een ander hoeft te zeggen.

Toch gebeurt er vaak al veel.

Mensen zeggen soms dingen als: “Volgens mij vinden jullie dat ik te veel controle houd.”

Of: “Ik denk dat jullie mij betrouwbaar vinden, maar misschien ook wat afwachtend.”

Daar zit de opening.

Niet forceren.
Wel luisteren.

Bij deze werkvorm geven teamleden elkaar positieve, waarderende feedback.

Vraag iedereen om een kwartslag te draaien naar de collega links van zich. Eén voor één vertelt iemand waar die collega volgens hen goed in is.

De hele groep luistert mee.

Stimuleer degene die feedback geeft om concrete voorbeelden te noemen.

Dus niet alleen: “Je bent fijn om mee te werken.”

Maar liever: “Ik vind het sterk dat jij in drukke situaties rustig blijft. Vorige week, toen die planning misliep, zag ik dat jij overzicht hield en meteen keek wat er wél kon.”

Reken van tevoren uit hoeveel tijd er per persoon is, zodat iedereen aan de beurt komt.

Soms vinden mensen het lastig om iets positiefs te zeggen over een collega. Zeker als er kort daarvoor iets naars is gebeurd. Erken die mogelijkheid.

Je kunt bijvoorbeeld zeggen: “Misschien zit er op dit moment ook spanning of irritatie. Die hoeft niet weg. Maar voor deze oefening vraag ik je om te kijken of je óók iets kunt benoemen wat je waardeert. De pijn krijgt op een later moment ruimte.”

Dat laatste is belangrijk.

Beloof niet lichtvaardig dat “alles” straks besproken wordt als je dat niet kunt dragen. Maar wees wel eerlijk dat waardering niet bedoeld is om de moeilijke dingen onder het tapijt te vegen.

Waardering is geen glitterspray over gedoe.

Deze oefening is intensiever.

Vraag teamleden om tweetallen te vormen en tegenover elkaar te gaan zitten: oog in oog, 180 graden.

De feedbackgever geeft feedback aan de hand van de vijf G’s:

1. Gedrag
   Welk concreet gedrag heb je gezien of ervaren?

2. Gevoel
   Wat riep dat bij jou op?

3. Gaat om
   Waar gaat het je eigenlijk om? Welke waarde, behoefte of zorg zit hieronder?

4. Gevolg
   Wat is het effect van dit gedrag op jou, op het werk of op de samenwerking?

5. Gewenst gedrag
   Wat zou je graag anders zien?

Een voorbeeld:

“Toen je vorige week tijdens het overleg zei dat mijn voorstel ‘niet realistisch’ was, merkte ik dat ik dichtklapte. Het gaat me erom dat ideeën eerst onderzocht worden voordat ze worden afgeschoten. Het gevolg was dat ik de rest van het overleg weinig meer heb ingebracht. Ik zou het fijn vinden als je een volgende keer eerst vraagt hoe ik het bedoel, voordat je je oordeel geeft.”

De ontvanger reageert niet meteen. Dat is belangrijk.

De opdracht is luisteren en aantekeningen maken, en pas later verhelderende vragen stellen.

Dus niet: “Ja maar jij doet dat zelf ook altijd!”

Ook niet: “Zo bedoelde ik het helemaal niet!”

En al helemaal niet: “Nou, interessant dat jij dat zo ervaart.”

Dat laatste klinkt volwassen, maar kan ook passief-agressief uit de bosjes komen kruipen. Dus: eerst rollen wisselen. Zodat de feedback even kan landen.

Als beiden aan de beurt zijn geweest, lezen ze elkaar hun notities voor en nemen ze samen tijd om te verhelderen:

• Heb ik je goed begrepen?

• Wat raakte me?

• Wat herken ik?

• Waar heb ik nog een vraag over?

• Wat wil ik meenemen?
  
  

Laat mensen elkaar aan het eind bedanken voor de oprechte feedback.

Niet omdat alles meteen opgelost moet zijn, maar omdat eerlijkheid moed vraagt.

Dit is een oefening voor gevorderden.

Gebruik deze vorm alleen als er voldoende basisvertrouwen is in het team én als er iemand aanwezig is die het proces stevig kan begeleiden.

Bij deze oefening neemt één persoon plaats op de feedbackstoel. De anderen geven om de beurt feedback op diens functioneren of samenwerking.

Niet op de persoon.
Wel op gedrag, effect en verlangen.

Als je dit van je team vraagt, wees dan bereid om zelf de spits af te bijten. Je kunt er ook voor kiezen om alleen met vrijwilligers te werken.

Start niet met iemand die toch al kwetsbaar ligt in de groep. Dat is geen moedige oefening, dat is iemand voor de bus gooien.

Herinner het team vooraf aan de spelregels:

• spreek vanuit jezelf

• geef concrete voorbeelden

• houd de ander heel

• geef zowel waardering als ontwikkelfeedback

• geen diagnoses

• geen groepsaanval

• geen discussie tijdens de feedbackronde
  
  

Voor de ontvanger geldt:

• luister

• adem

• vraag eventueel door

• ga niet in de verdediging

• ga niet in de tegenaanval
  
  

Pas nadat iedereen die wil feedback heeft gegeven, vraag je aan de ontvanger:

Hoe heb je dit ervaren?

Op dat moment houdt de groep de mond.

Liefdevol gezegd, hè.

Het is nadrukkelijk niet de bedoeling dat er alsnog discussie ontstaat. De ontvanger krijgt ruimte om te verwerken, te reageren en te benoemen wat binnenkomt.

Sluit af met vragen als:

• Wat kun je met de feedback die je hebt gekregen?

• Wat herken je?

• Wat wil je meenemen?

• Wat heb je nodig van de groep?

• Welke eerste stap wil je zetten?
  
  

Check aan het eind van de bijeenkomst of het voor iedereen voldoende is afgerond.

Geef ook aan dat mensen later nog mogen terugkomen op wat er gebeurd is. Soms komt de echte verwerking pas op de fiets naar huis. Of onder de douche. Of midden in de nacht, want zo gezellig is ons brein dan ook wel weer.